Όταν επικοινωνούμε με ένα άλλο άτομο, δεχόμαστε (υποδοχή – receiving) το μήνυμά του σε μία συχνότητα (κανονικότητα) που μπορεί να περιέχει ένα μείγμα «σκληρών» και «μαλακών» δεδομένων. «Σκληρά», χαρακτηρίζονται αυτά τα δεδομένα που σχετίζονται με διαδικασίες, αριθμούς, μεγέθη, αντικείμενα, διαδικασίες, κλπ. Αντίθετα, «μαλακά» είναι αυτά που περιλαμβάνουν συναισθήματα και προέρχονται εκ των έσω (παρακίνηση, αναγνώριση, επιβεβαίωση, κλπ.) ενεργοποιώντας ωθούσες δυνάμεις. 

Η απάντησή μας στο άτομο αυτό (επιστροφή – responding) αποτελεί μία νέα κανονικότητα και χρειάζεται να περιλαμβάνει κατά το δυνατόν τα δεδομένα / συναισθήματα της κανονικότητας του άλλου. Έτσι, λοιπόν, η απάντησή μας θα πρέπει να προσαρμοστεί και να «χτιστεί» πάνω στην αντίστοιχη κανονικότητα του άλλου, την οποία έχουμε μόλις «υποδεχθεί». 

Ο χρόνος που απαιτείται για το «χτίσιμο» της δικής μας κανονικότητας προς επιστροφή (responding) είναι ελάχιστος (0-2 δευτερόλεπτα), δεδομένου ότι ήδη έχουμε αρχίσει να προετοιμάζουμε την επιστροφή μας από τις πρώτες στιγμές της υποδοχής της κανονικότητας του άλλου. Βέβαια, είναι δυνατόν, οι τελευταίες λέξεις  του άλλου να αλλάξουν πλήρως την δομή της δικής μας  επιστροφής, αλλά ο απαιτούμενος χρόνος είναι και εδώ ελάχιστος για ένα άτομο που συνειδητά στοχεύει στην βελτίωση της επικοινωνίας του. Για παράδειγμα, είναι  δυνατόν στο τέλος της κανονικότητας του το άλλο άτομο να εκφρασθεί με αιχμή, ως εξής:  «…..και δεν θα μου πει κανείς τι θα κάνω….».  Η κανονικότητα της επιστροφής μας αναδιατάσσεται άμεσα για αποφόρτιση της εκδηλωθείσης έντασης ως εξής: «….εσείς θα κρίνετε για….και θα πρότεινα….».  Ακόμα και ο τόνος, η συνεκτικότητα και η  αμεσότητα της διατύπωσης της επιστροφής «δουλεύουν» ως «αποφορτιστές» της έντασης.        

                                                                                                                               

Ένα άτομο που στοχεύει συνεχώς στην βελτίωση της διαχείρισης των κανονικοτήτων της επικοινωνίας του  μπορεί:  

1. Να εξοικονομεί χρόνο, αποφεύγοντας συνειδητά «άσκοπες» τοποθετήσεις που μπορούν να επιδεινώσουν το αποτέλεσμα της επικοινωνίας του
2. Να αυξάνει σταδιακά την θετική επίδραση του στα άλλα άτομα
3. Να βελτιώνει συνεχώς την επικοινωνία του μέσα από την καθημερινή πρακτική σε όλους τους τομείς των δραστηριοτήτων του, όπως επαγγελματικό (συνεργασία, διαχείριση ανθρώπων, πώληση), κοινωνικό και προσωπικό
4. Να αποφορτίζει καταστάσεις και άτομα και να μειώνει το «ψυχικό» κόστος.

Σημαντικό είναι να κατανοήσουμε ότι η αύξηση της «αντίληψης/κάλυψης» των προαναφερθέντων δεδομένων επικοινωνίας εξαρτάται σε κάθε περίπτωση από την θέληση και την  πίστη του ατόμου να βελτιωθεί στον τομέα αυτό.